1. SEJARAH PERKEMBANGAN SISTEM PERPUSTAKAAN
TUN SERI LANANG
1.1
Pengalaman Perpindahan Sistem Pengurusan Perpustakaan (Library Management
System) dari Sistem Virtua ke Sierra
1.1.1
Sistem DOBIS/LIBIS
Sistem Peminjaman dan
Pemulangan Berkomputer DOBILS/LIBIS dilaksanakan pada 6 November 1992. Sejajar
dengan perkembangan teknologi. Sistem DOBIS/LIBIS tidak dapat diteruskan kerana
masalah Y2K sehingga pihak perpustakaan mencari alternative untuk menggantikan
sistem ini. Mulai September 1999 perpustakaan telah menggunakan Sistem
Perpustakaan Bersepadu Virtua Yang menggunakan sistem dalam talian sepenuhnya
1.1.2
Sistem Virtua dan Sierra
Perpustakaan UKM
telah berjaya menjalankan projek perpindahan sistem pengurusan perpustakaan
(Library Management System) dari sistem Virtua ke sistem Sierra pada awal tahun
2020. Projek tersebut telah mengambil masa satu setengah tahun untuk disiapkan.
Namun kerja-kerja awal perpindahan projek telah pun dimulakan lebih awal lagi.
Artikel in akan mendokumentasikan perjalanan perpindahan tersebut di samping
mengetengahkan beberapa isu yang terbabit dalam projek perpindahan sistem
perpustakaan seperti cabaran-cabaran yang dihadapi semasa projek berlangsung.
Sistem Virtua
Pada 2017, Perpustakaan
UKM telah bersetuju untuk menukar LMS dari Virtua ke Sierra. Setelah hampir 20
tahun perpustakaan mengguna sistem Virtua, didapati sistem in tidak lagi sesuai
digunakan kerana beberapa faktor. Faktor pertama tiada penambahbaikan dan
penyelidikan lanjut akan dilakukan kepada sistem Virtua oleh pemilik sistem
tersebut menyebabkan sistem Virtua akan sampai tempoh tamat penggunaan. Faktor
kedua sistem Virtua tidak dapat menyokong ciri-ciri LMS masa kin termasuk
penggunaan perkhidmatan discovery dan penggunaan apparatus berdasarkan web dan
mobile. Faktor ketiga untuk memudahkan pengurusan sumber digital Perpustakaan
UKM yang pelbagai dan dapat diuruskan secara lebih lebih efisien. Ini untuk
memberikan kelebihan kepada pelanggan untuk mendapatkan akses ke semua koleksi
perpustakaan dengan menggunakan hanya satu carian.
Sistem Sierra
Manakala sistem
Sierra dipilih untuk menggantikan sistem Virtua kerana mempunyai ciri-ciri LMS
masakini seperti membolehkan penggunaan sistem discovery dan penggunaan apps
secara web dan mobile. Kedua kerana sistem Sierra dan sistem virtua ialah dari
pembekal yang sama dan telah menawarkan kos perpindahan sistem yang lebih murah
berbanding sistem-sistem lain di pasaran.
Ketiga kerana pembangun sistem Sierra mempunyai pengetahuan berkaitan
sistem Virtua. Oleh itu diharapkan proses perpindahan sistem terutama
perpindahan data akan menjadi lebih mudah.
Proses
Perpindahan
Kerja-kerja awal
proses perpindahan LMS Perpustakaan UKM telah dimulakan seawal Mei 2017 di mana
permohonan telah diluluskan ole Jawatankuasa Perpustakaan UKM, selanjutnya pada
Julai 2017 permohonan telah mendapat kelulusan Jawatankuasa Perolehan ICT UKM
untuk kebenaran memperoleh peralatan dan perkhidmatan berasaskan
ICT di UKM.
Permohonan peralihan LMS perpustakaan selanjutnya telah dibawa ke Mesyuarat
Jawatankuasa Dana Endowment Perpustakaan untuk mendapatkan kelulusan penggunaan
dana dari Tabung Dana Endowment Perpustakaan. Pada Ogos 2017, jawatankuasa
telah bersetuju meluluskan peruntukan sebanyak RM480 ribu untuk tujuan
perpindahan LMS tersebut. Di Mesyuarat Ketua bahagian Perpustakaan pada Januari
2018, perpustakaan memberikan punca kuasa kepada Bahagian Teknologi Maklumat
dan Prasarana I|mu (BTMPI) untuk memulakan projek
Untuk memudahkan
perjalanan projek, sebuah pasukan pemandu Projek Perpindahan Sistem
Perpustakaan telah ditubuhkan yang terdiri daripada kakitangan Pusat Teknologi
Maklumat (PTM) dan pustakawan Perpustakaan UKM. Sebagai persediaan awal
sebahagian anggota pasukan telah mengadakan lawatan penandaarasan ke
Perpustakaan Sultanah Bahiyah, Universiti Utara Malaysia untuk melihat dan
berkongsi pengalaman mengenai perpindahan LMS perpustakaan tersebut ke sistem
Sierra. Lawatan penandarasan telah diadakan pada 7 Mac 2018.
Pada akhir Mac 2018
satu kertas kerja permohonan perolehan sistem baharu perpustakaan telah
dimajukan kepada Bendahari UKM. Malangnya pada Mei 2018 proses tersebut telah
tertangguh kerana pertukaran pemerintahan kerajaan Malaysia menyebabkan semua
proses perolehan oleh jabatan kerajaan telah ditangguhkan selama 3 bulan.
Setelah proses perolehan selesai, pada 13 September 2018, mesyuarat Kickoff
perpindahan Sistem Perpustakaan telah diadakan. Proses perpindahan melibatkan
tiga pihak berkepentingan iaitu pelanggan yang diwakili oleh Perpustakaan UKM,
pembekal yang diwakili oleh Syarikat InterS (Inters) dan pengeluar sistem iaitu
syarikat Innovative Solution (Innovative). Projek ini akan dijayakan secara
hybrid, di mana khidmat sokongan dan teknikal akan dijalankan secara online
dari serata dunia. Contonya pengurus projek berada di Sepanyol, pasukan
teknikal berada di US dan tenaga pengajar berada di Sweden.
Pemasangan
Sistem Di Server
Sistem Sierra telah
mula dipasang di server pada April 2019. Sebelum proses ini berlangsung
perpustakaan perlulah memilih fungsi-fungsi dalam modul pesanan, pengkatalogan,
dan sirkulasi yang ingin digunakan di perpustakaan UKM.
Perbincangan mengenai
pemilihan fungsi-fungsi ini dijalankan bersama pasukan Innovative untuk
mendetahui penggunaan setiap fungi. Hanya senarai fungi yang telah
dimuktamadkan akan dipasang ke server yang terletak di PTM.
Proses ini tidak
memerlukan waktu yang lama kerana ja dilakukan secara remote. Pihak PTM hanya
perlu membuka laluan untuk jurutera sistem masuk ke dalam server dan melakukan
proses pemasangan Proses yang sama juga akan dilakukan untuk proses naik taraf
versi baharu Sierra kelak. Selepas itu, sistem sudah bole digunakan secara
offline dengan data telah di muat naik ke dalam sistem Sierra pada Mei 2019
Penyediaan
Parameter
Tidak seperti proses
pemasangan sistem, proses penyediaan parameter ialah suatu proses yang panjang
dan sulit. Proses penyediaan parameter melibatkan proses menghubungkan jenis
bahan, Kategori pengguna dan peraturan peminjaman.
Proses in mengambil
masa yang lama. Pertama kerana banyak kategori pengguna dan koleksi diwujudkan
di perpustakaan. Setiap kategori pengguna perlulah disuai padankan dengan
setiap jenis bahan berdasarkan peraturan pinjaman dan penggunaan bahan sedia
ada. Kedua kerana setiap cabang ada peraturan tersendiri berkaitan pinjaman
bahan bagi setiap kategori. Ini menyulitkan untuk dibuat penyeragaman seperti
yang diperlukan di sistem Sierra.
Ketiga setiap
peraturan yang dibuat di parameter perlulah difikirkan secara teliti supaya tiada
pertindihan dan ketidakakuran peraturan. Ini kerana, sebarang ketidakakuran
dalam peraturan akan menyebabkan error.
Keempat, peraturan yang tidak jelas punca kuasanya. Ini menyulitkan sekiranya
sesebuah peraturan itu perlu ditukar untuk tujuan pelarasan dalam sistem
Sierra. Perbincangan perlu dilakukan dengan lebih dari satu pihak
bertanggungjawab untuk membolehkan sebarang peraturan ditukar. Proses ini
kadangkala melibatkan beberapa siri perbincangan kerana tiada pihak boleh
membuat keputusan.
Proses penyediaan parameter
selesai pada Jun 2019 dan proses selanjutnya ialah proses ujilari sistem dan
data. Proses ini melibatkan pengguna sistem di peringkat end user, iaitu
kakitangan perpustakaan sebagai pengguna sebenar sistem Sierra.
Ujilari
Sistem Dengan Data
Sebelum proses ujilari
dapat dijalankan, pustakawan BTMPI perlu mendapatkan senarai kakitangan
perpustakaan dengan tugas-tugas yang mereka lakukan untuk membangunkan ID dan
katalaluan berdasarkan proses kerja di perpustakaan. Setiap kakitangan akan dikelompokkan
berdasar tugas harian mereka dan setiap kakitangan pula akan dibezakan dengan
tahap fungsi yang bole dicapai berdasar tanggungjawab mereka di perpustakaan. Satu
sistem katalaluan yang komprehensif telah dibangunkan dan diserah kepada setiap
kakitangan perpustakaan.
Setelah katalaluan
disediakan, selanjutnya kakitangan perpustakaan diperkenalkan kepada sistem
sierra melalui beberapa siri latihan. Hasil data ujilari sistem ini beberapa
masalah dan kepincangan data telah dapat dikesan. Berdasarkan cadangan dari
pemilik proses kerja beberapa prosedur keria di perpustakaan perlu dikemaskini.
Manakala sebahagian data pula perlu ditambahbaik atau dibersihkan melalui proses
rapid update atau global change. Proses ini juga dibantu dengan proses penyediaan
laporan yang mesra pelanggan dalam sistem Sierra. Sebelum latihan dalaman
dijalankan sebahagian ahli pasukan pemandu projek dan ketua-ketua unit di
perpustakaan telah didedahkan kepada fungsi-fungsi perpustakaan melalui latihan
berkonsepkan Train of Trainers (TOT)
LATIHAN
\Latihan merupakan
elemen penting dalam menjamin kejayaan projek ini kerana kumpulan pemandu
projek tada pengalaman dalam perpindahan sistem mahupun penggunaan Sierra. Sesi
TOT bersama pengajar dari Innovative diatur oleh vendor. Secara keseluruhannya
sebanyak 14 sesi latihan telah diadakan secara dalam talian dan secara
bersemuka. Manakala 5 sesi latihan dalaman untuk kakitangan perpustakaan telah
diadakan.
TOT
Sesi TOT telah
berlangsung dari Mei 2019 hingga Februari 2020. Sesi ini telah diadakan bersama
tenaga pengajar Mr. Dan Mattsson pelatih sistem Sierra dari Innovatife
berpangkalan di Sweden. Sebanyak 8 sesi TOT telah diadakan secara dalam talian
dengan menggunakan platform Webex. Manakala enam sesi latihan telah dijalankan
secara bersemuka di perpustakaan dan juga di pejabat syarikat Inters di Bandar
Baru Bangi. Sesi latihan telah jadualkan mengikut modul seperti pentadbir
sistem, perolehan dan pengkatalogan, sirkulasi dan keahlian serta modul
pelaporan.
Semasa sesi latihan,
pengajar telah menerangkan secara terperinci kaedah memasukkan data dan
menerangkan berkenaan penggunaan fungsi yang terdapat di dalam sistem Sierra
dengan menggunakan contoh data Perpustakaan UKM serta perpustakaan lain yang
juga menggunakan Sierra. Sesi latihan juga digunakan untuk melihat Keberkesanan
parameter yang telah ditetapkan dan kesannya kepada kelancaran sistem
perpustakaan. Sesi dihadiri oleh pasukan pemandu bersama pemegang proses
peroustakaan yang berkaitan.
In
House Training
Sebanyak 5 sesi
latihan secara dalaman telah diadakan untuk melatih kakitangan perpustakaan
dalam menggunakan sistem Sierra. Sesi ini telah dikendalikan oleh pustakawan
BTMPI dengan meliputi beberapa modul utama Sierra. Pada sesi ini kakitangan telah
diperkenalkan kepada fungsi- fungsi tersebut di samping mendapatkan maklum balas
daripada kakitangan bagaimana mereka bole mengadaptasi prosedur kerja sedia ada
dengan menggunakan sistem sierra. Banyak maklum balas telah diterima dan maklum
balas ini dikongsikan bersama-sama dengan kakitangan lain yang juga melakukan
tugasan yang sama.
PENYERAHAN
SECARA RASMI
Penyerahan sistem secara
rasmi telah diadakan pada 1 April 2020. Sebelum penyerahan sistem daripada
syarikat Innovative ke perpustakaan beberapa langkah telah diambil seperti
mengadakan migrasi data terakhir dan mengadakan User Acceptence Test (UAT).
Migrasi
Data dan UAT
Tarikh 6 November
2019 telah ditetapkan sebagai tarikh akhir memasukkan data ke sistem Virtua
sebelum data terkini diekstrak dan dipindahkan daripada sistem Virtua ke Sierra
pada 11 hingga 12 November 2019. Secara umumnya Sistem Sierra telah boleh
beroperasi sepenuhnya pada 13 November 2019 dengan data terkini. Selepas itu,
kemasukan data perolehan dan pengkatalogan ke dalam Sierra juga telah boleh
dilakukan. Proses peralihan fungi pinjaman dan pemulangan daripada sistem
Virtua ke sistem Sierra telah dijalankan. Ini melibatkan beberapa proses
termasuk proses meminjam secara manual dan memeriksa data lama yang telah
dimuat turn untuk melihat bahan pinjaman pelanggan. Walaupun pelbagai
persediaan telah dijalankan sebelum proses bermula, mash terdapat beberapa
masalah yang harus dihadapi terutama yang melibatkan pengiraan denda lewat
pulang buku.
Seterusnya, User
Acceptance Test (UAT) telah diadakan pada 27 November 2019. Proses ini adalah
untuk menguji sistem pada masa sebenar dan menilai proses perpindahan
berdasarkan fungsi-fungsi sistem yang disenaraikan. Proses UAT telah berjalan
dengan lancar dan mendapat kerjasama dari semua pihak
No comments:
Post a Comment